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福州超盛新聞眼:告別線材雜亂的會場-會議簡報設備采購指南

發布日期[2016-05-31]


提到會議或者簡報的時候,相信許多人腦海中浮現的第一個畫面,就是在會議室當中,講者站在講臺上,利用個人計算機或筆記型計算機,再搭配投影機展示簡報的內容。但隨著各種會議簡報設備的不斷創新,以及新產品的問世,目前除了投影機之外,其實已經有相當多種新型態的會議設備,以及能夠在講者進行簡報時,進行各種輔助功能的工具。除了輔助簡報的各種無線控制的工具外,也包括了電子白板、實物投影機等等。

讓流程更簡捷

許多人一定都有參與大型會議的經驗,對各種繁雜的投影設備連接線一定也會感到印象深刻且頭大。舉例來說,以往利用計算機或筆記型計算機進行會議簡報的時候,都必須和投影機做連接,除了失去位置上移動的彈性之外,也常常會因為一大堆亂七八糟的線材,而造成空間上的各種不便;此外,在一場兩個小時的會議當中,特別是安排了多人簡報或提案的場合,由于每個人的計算機機種不同,或是簡報需求有差異,例如有些需要搭配影片、有些只是純文本文件,整場會議可能必須花上將近五分之一的時間,來進行接插頭、拔插頭、拔V G A線、插V G A線,或是調整參數等毫無意義、卻又無法省略的動作,寶貴的時間就在這些重復又千篇一律的動作中一分一秒的流逝。在現在信息爆炸的時代,時間相當有限,重復進行上述的這些動作,也會讓簡報工作顯得很不專業, 因此已有不少企業舍棄了傳統舊有的有線投影設備。

目前國內外已有許多廠商有推出支持采用IEEE 802.11a/b/g標準無線通訊協議技術,而開發出來的無線投影設備,例如臺灣的久森科技之前推出的GW-AP54PR,以及由奇揚科技推出的Wireless Presentation System無線投影系統。藉由標準V G A接口,可與市面上絕大多數的投影機搭配使用,以無線的方式連接計算機和顯示器,讓使用者擺脫重復插拔屏幕連接線的窘境。

無線投影系統可以說也是將任何投影機進行了升級的動作,讓沒有內建無線網絡功能的投影機,也能透過標準的W L A N無線網絡來進行高質量的無線投影,不必切換V G A線,讓多人直接以無線網絡進行簡報。

不可或缺的無線控制工具


在進行會議或簡報的時候,講者到底應該準備哪些工具,每個人的經驗不一,畢竟在簡報時的習慣,或是簡報的內容等等都不盡相同,因此應該準備哪些工具并沒有一個特別的定論。就一般狀況,要進行簡報的時候,幾乎人人都會攜帶一個隨身碟,除了存放文件之外,也可以攜帶各種可攜式軟件,如此一來不管用什么計算機,都可以用自己的軟件放映簡報或做其它工作。

除了隨身碟、小時鐘、雷射筆之外,其實現在運用得相當普遍的就是「無線簡報器」,使用投影片搭配投影機做簡報時,其實講者除了講臺之外,也可以走近觀眾席,或是站在觀眾的身后進行簡報。通常在講者必須走動的情況之下,計算機和鼠標便不在講者伸手可及的范圍當中,因此無線簡報器的運用,便逐漸廣泛了起來。

無線簡報器也和大部分的無線接口設備一樣,具有兩種主要的技術類型M分別為藍牙(B l u e t o o t h)與無線射頻(R F)等兩種。以羅技(L o g i t e c h)以前推出的一款相當受到歡迎的「簡報手」為例,便可以在遠程遙控投影片前/后頁的播放,以及啟動投影片播放或下達暫停的指令,也能夠進行音量的控制,并內建了雷射指針的功能,因此可以拿來當作雷射筆使用。此外,某些無線簡報器上,也具備了液晶定時器,能夠讓講者全心專注在簡報上,又能隨時注意時間,某些機種更支持「倒數計時」的功能,可設定一段時間進行倒數,并在時間快到時啟動振動,提醒講者盡快把簡報進行收尾的動作。

電子白板的應用

從近期的趨勢來看,以教育市場為例,許多國家都開始積極導入互動式電子白板到學校教室中,例如英國中小學即將在今年底達到5 0%的班級有電子白板的普及率,而墨西哥也在2005年建置了4萬片電子白板,馬來西亞也即將建置6萬片。從這些數據可以發現,在教育環境中進行多媒體交互式教學已成為主流,因此交互式電子白板已經是教育市場中相當重要的教學輔具之一。而從企業內部的角度來看,每天都會有大大小小的各種會議,加上各種針對員工的教育訓練,或是年底的各種針對下個年度的年度提案等等,傳統的投影片搭配投影機,已經略微顯得有些不足,多媒體以及交互式的簡報,已逐漸成為企業內喜愛采用的方式。因此具備了多媒體與互動功能的電子白板,除了在教育市場中發展情況良好之外,目前許多政府機關與中大型企業也開始采用類似的設備。

交互式電子白板可以與計算機進行通訊,利用USB接線將交互式電子白板與計算機連,同時利用投影機將計算機上的內容投影到電子白板的屏幕上,在配合的應用軟件支持下,電子白板上書寫的內容,會在計算機上同步顯示,變成一個可直接操作計算機的大螢幕。依照白板硬件技術的不同,目前互動電子白板主要可以分為:雙向紅外線技術、電磁感應式、壓力觸控感應式、超音波感應式等。以網奕信息推出交互式電子白板為例,其功能大致如下:

1.互動功能:透過計算機與投影機所組成的交互式控制環境,整個電子白板相當于大型的觸控屏幕,可完全地控制計算機。計算機的一切操作可在電子白板上同步顯示,而在電子白板上的操作也可在計算機上同步顯示,操作與講解過程甚至可以錄制下來保存。

2.書寫功能:利用感應筆在電子白板上可隨意書寫或擦除( 板擦功能),而且可任意調整筆的粗細和顏色。

3.可累積素材庫:應用軟件提供大量的教學素材庫,例如背景圖、頁面樣板、多媒體素材等等,內容非常豐富,涵蓋領域非常廣,且內容可自行新增或刪除。

4.照相機功能:可以捕捉任何軟件的全部或局部畫面,甚至可以利用錄制的功能,把操作或書寫過程,以及講者的聲音錄制成一段影片,成為會后參考用的數位內容。

5 . 匯出功能: 根據講者的需求, 可以將書寫的內容轉換成HTML、PPT、PDF等檔案格式,會后就能擁有現成的電子筆記。

6.特殊功能:具有放大/縮小、自動辨識基本圖形、三指漫游移動板面等功能,講者若需要運用其它的應用軟件,隨時都可以擴充進計算機,讓電子白板發揮更大的效益。

實時E化素材的實物投影機

其實「實物投影機」并不是近才出現的設備,其功能是把實體文件、書本、物品、標本、設計樣品......等,透過投影機把圖像投射出來,講者即可立即講解說明。不過大部分所謂的實物投影機本身并沒有投影機的功能,而是扮演擷取實物影像的角色,然后透過投影機把影像投射出來,且一般傳統的實物投影機只能將影像投射出來,無法注記說明,影像頂多只能類似數字相機拍照下來,然后傳送到計算機中保存。

實物投影機目前某些新的實物展示臺,可利用U S B與計算機連接,將影像立即傳送到講者計算機,也就是實時將實體素材數字化,若講者計算機使用手寫屏幕、平板計算機、或者互動電子白板,即可立即進行批注,而且可將講解畫記內容儲存于計算機內變成數位筆記,方便未來調閱使用

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